Du er her

Anbefaling fra KL til kommuner ved udsendelse af fortroligt materiale

Anbefaling til kommuner om at udvise forsigtighed, når der udsendes materiale med fortroligt indhold, der er søgt skjult eller slettet, f.eks. i forbindelse med aktindsigtssager. Der er risiko for at data kan genskabes fra elektroniske dokumenter.

Sagen
KL er blevet opmærksom på, at der er kommuner, der udarbejder dokumenter i PDF-format, f.eks. når fortrolige dokumenter udsendes i sager om aktindsigt. Kommunerne har i den forbindelse foretaget digital ”overstregning” af dele af dokumenter, der indeholder fortrolige oplysninger, som ikke skal tilgå ansøgeren om aktindsigt. Anvendelse af digital overstregning og videresendelse i PDF-format kan imidlertid udgøre en sikkerhedsrisiko.

Udfordringen er, at dokumenterne i PDF-format forholdsvis enkelt kan ”låses” op, så de fremtræder i Wordformat og herefter kan evt. overstregninger fjernes. Dermed er de informationer, der var undtaget for aktindsigten ikke længere tildækket, og fortrolige informationer kan tilgås af uvedkommende.

KL anbefaler, at kommunerne ved udlevering af dokumenter, der indeholder fortrolige oplysninger følger en af følgende procedurer:

  1. Printer dokumentet ud, overstreger relevante passager med tusch, scanner det og sender det elektronisk, hvorefter det sendte kan arkiveres på sagen.
  2. Laver de nødvendige ændringer i dokumentet, omformer dokumentet til TIFF-format og sender det til rette vedkommende, hvorefter det sendte arkiveres på sagen. (Denne løsning har den fordel, at det er dette format, som kommunen til sin tid skal aflevere til Rigsarkivet i).
  3. Laver de nødvendige ændringer i dokumentet i Word eller PDF-format, konverterer det til billedformat (JPG), og evt. konverterer til(bage) til PDF og sender, hvorefter det sendte arkivers på sagen. (Omvejen via billedformatet betyder, at al historik er ude af dokumentet).

Konverteringsprogrammer fra Word til Tiff kan findes på søgemaskinerne, og indkøbes til relativt beskedne priser.