Du er her

Kommunerne har fået bedre styr på deres data og dokumenter

Rigsarkivets seneste tilsyn med kommunernes arkivforhold viser, at kommunerne generelt har godt styr på deres data og dokumenter. Kommunerne har 125 kilometer papirarkivalier og næsten 1.600 it-systemer, der skal afleveres til Rigsarkivet eller et kommunalt arkiv, så de kan blive bevaret for eftertiden.

Rigsarkivet fører tilsyn med kommunernes opbevaring af data og dokumenter ca. hvert 5. år. Formålet er at sikre, at alle relevante it-systemer bliver arkiveret, og at kommunens papirarkivalier opbevares på betryggende vis. Tidligere års tilsyn har vist, at journalisering og god forvaltningsskik har været en udfordring. Rigsarkivets seneste tilsyn tegner dog et billede af en positiv udvikling siden kommunalreformen og viser, at kun få bevaringspligtige papirarkivalier og it-systemer er gået tabt i kommunerne.

Rigsarkivar Asbjørn Hellum udtaler: 
”Kommunerne har generelt været gode til at sikre, at it-systemer med bevaringspligtige data og dokumenter ikke bliver slettet inden arkivering. Tilsynet har også vist, at papirarkiverne bliver opbevaret under betryggende forhold i de fleste kommuner. Det er vigtigt, for kommunernes arkiver rummer dokumentationen af sagsbehandlingen og er en del af danskernes fælles skriftlige hukommelse. Her finder vi de originale kilder til et lokalsamfunds udvikling både i tekst, billeder og tal - og her finder vi historier om høj og lav, om hverdagsliv og Danmarkshistoriens store begivenheder. Disse kilder skal bevares for eftertiden, og det kan vi gøre, når kommunerne har styr på deres data og dokumenter.”

Rigsarkivet sikrer en god dialog med kommunerne
Som noget nyt har Rigsarkivet i 2015 aflagt fysiske tilsynsbesøg hos en række kommuner. Besøgene har givet mulighed for en tættere tilsyns- og vejledningsvirksomhed over for den enkelte kommune. Dette har vist sig frugtbart - både i forhold til kommunerne og Rigsarkivet.

I dialogen med kommunerne har Rigsarkivet fået overblik over, at der er 1.600 it-systemer med bevaringspligtige data og dokumenter samt 125 kilometer bevaringspligtige papirarkivalier i kommunerne. En del er allerede gået ud af administrativt brug, og en del vil udgå i de kommende år. I den forbindelse har Rigsarkivet rådgivet om, hvordan kommunernes systemer og arkivalier afleveres til arkivet. Der har også været fokus på bevaringspligtige data og dokumenter, som opbevares på fællesdrev, intranet m.v., og på kommunens forpligtelse til at sikre arkivering af dette materiale.

Rigsarkivet arbejder nu på at få de sidste kommuners besvarelser i hus.

Yderligere oplysninger

Fakta: Afrapporteringen af kommunetilsyn 2015 er baseret på de oplysninger, som var Rigsarkivet i hænde ved årsskiftet 2015/2016. Rapporten, der er tilgængelig på Rigsarkivets hjemmeside, har været i høring hos KL, Organisationen af Danske Arkiver samt Sammenslutningen af Lokalarkiver. Den indeholder en række anbefalinger dels til kommunernes varetagelse af arkivmæssige hensyn, dels til Rigsarkivets tilsynsvirksomhed over for kommunerne.

 

Læs rapporten her: https://www.sa.dk/wp-content/uploads/2016/06/Afrapportering-af-kommunetilsyn-2015_publicering.pdf

 

Kontaktperson: Områdeleder Mette Hall-Andersen, mha@sa.dk, Rigsarkivet.