Du er her

Ressortændringer og flytninger er en udfordring for god informationshåndtering

God håndtering af sager og dokumenter i det offentlige er centralt for den åbenhed, som kendetegner det danske samfund. Når offentlige myndigheder flyttes eller lægges sammen, bør der være særligt fokus på god informationshåndtering. Det var budskabet ved Rigsarkivets konference ”Styr på sagerne”, som blev afholdt 4. november.

God informationshåndtering indebærer, at de informationer om borgere og samfund, som det offentlige skaber, sidenhen kan findes og sættes i rette sammenhæng. Data skal ligge parat til at blive taget frem og brugt på ny – både af forvaltning og borgere.

I forbindelse med regeringsskiftet i sommer skete der en række ressortændringer i centraladministrationen. Når der skal flyttes statslige arbejdspladser ud ad København, vil der samtidig ske ændringer i fordelingen af opgaver inden for nogle organisationer. Ved ressortændringer afgiver eller modtager en myndighed fagområder, og der følger ofte både medarbejdere, it-systemer og sager med. Det er en udfordring for god informationshåndtering.

”Jeg kan kun opfordre alle chefer og ledelser, som skal stå for ressortændringer og organisationsændringer, til at prioritere det højt, at der fortsat er styr på sagerne og styr på dokumentationshåndteringen. Det er noget, som kræver både opmærksomhed, omtanke, tid og ressourcer, men det er også afgørende for en effektiv og sikker opgaveløsning,” udtaler rigsarkivar Asbjørn Hellum.

Ved ressortændringer og organisationsændringer er dagligdagens gode rutiner nemlig ikke længere tilstrækkelige. Man skal passe på at få dokumenteret alle ændringer og at opretholde god journalskik, også mens al flytningen står på.

Rigsarkivet har 10 gode råd i den situation. Her samles de erfaringer, som er gjort de senere år. Myndighederne rådes blandt andet til at give sig tid til at gennemtænke, hvad ændringerne helt konkret vil indebære, og hvad der vil være den bedste løsning. Det er bl.a. vigtigt at sørge for, at alle berørte parter inddrages i arbejdet med at overføre sager og lave nye regler, og det er vigtigt at dokumentere alt vedrørende håndteringen af ressortændringen.